Associations : réserver une salle ou un bureau municipal

Pour votre première demande de réservation :

• Transmettre un mail à vieassociative.location@besancon.fr avec les éléments suivants :
  • Nom de l’association
  • N° de Siret
  • Date, heure de début et de fin
  • Objet de l’évènement
  • Besoin sono/vidéoprojecteur
  • Nombre de personnes
  • Contact du référent (nom, prénom et téléphone)
  • Coordonnées du Président (nom, prénom et téléphone)

Un contrat de location sera soumis à l’utilisateur accompagné du règlement intérieur.
L’attributaire s’engage à retourner le contrat signé accompagné d’une attestation de responsabilité civile pour la période de location.

La réservation sera effective à réception du contrat signé.

Pour vos demandes suivantes :

• Pour les associations ayant leur siège social à Besançon, merci de nous transmettre un mail en demandant l’accès à la plateforme de réservation en ligne. vieassociative.location@besancon.fr
• Pour les associations n’ayant pas le siège social à Besançon, la procédure est identique à la première demande.

La réservation des salles est gratuite pour les associations ayant leur siège social à Besançon.
Pour les associations qui ne sont pas domiciliées à Besançon, merci de prendre connaissance des tarifs.

Pour la première réservation de l’année civile, la demande doit être formulée au minimum 10 jours ouvrés avant la date de l’événement.

Les suivantes devront intervenir au plus tard :

• 2 jours ouvrés avant la date de l’évènement pour les salles et bureaux de capacité inférieure à 100 personnes,
• 10 jours ouvrés avant la date de l’évènement, pour les salles de capacité supérieure ou égale à 100 personnes.

Vous recevrez un accusé de réception automatique, généré par le logiciel de réservation, vous indiquant la bonne transmission de votre pré-réservation.
Votre demande de réservation ne vaut pas acceptation de celle-ci.

Vous recevrez une réponse par le service Vie Associative.

Les salles et bureaux sont mis à disposition gratuitement aux associations d’intérêt général qui remplissent les conditions suivantes :

• présenter un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique et la défense de l’environnement naturel,
• sont à but non lucratif,
• ont une gestion désintéressée,
• s’adresser à un cercle étendu de bénéficiaires.

Ces conditions sont fixées par le code général des impôts (CGI).

Les salles et bureaux sont réservables par les associations qui s’adressent à un cercle restreint, les syndicats, partis politiques, comités d’entreprise, syndic de copropriété, collectivités territoriales, organismes publics, administrations d’Etat au tarif ci-dessous :

Les salles et bureaux ne peuvent pas être réservés par des particuliers, ni par les associations pour des usages à caractère privé ou familial. Les soirées étudiantes ne sont pas autorisées.

En cas de non-respect dûment constaté des dispositions du règlement intérieur et de dépassement horaires répétés, l’Occupant verra prononcer, à son encontre, l’exclusion temporaire du bénéfice de l’utilisation des salles et bureaux municipaux sur une période de 6 mois ou de 2 ans, en cas d’une réservation unique annuelle.

Consulter le règlement intérieur des salles/bureaux (Pdf)

Toute annulation d’une réservation doit être faite par courrier électronique (ou postal), au moins 11 jours ouvrés avant la date de l’événement dans une grande salle et 3 jours ouvrés dans une petite salle/bureau.
Passé ce délai, sauf cas de force majeure, tout utilisateur sera débiteur du montant de la location, fixé par délibération, applicable aux associations à cercle restreint.