Accompagnement à l’organisation d’événements Publié le 26 mars 2023 Le service peut accompagner certains projets d’événements portés par des associations inscrites dans l’annuaire, lorsqu’ils sont organisés dans l’espace public ou ouvert au public sur du domaine privé, (vide-greniers, fêtes, festivals…) en faisant le lien avec les autres services municipaux en fonction de vos besoins. Selon la nature de l’événement et le type d’activité envisagés, différents services de la Ville sont compétents pour vous accompagner : Événement culturel → Direction Action Culturelle (DAC) Événement sportif → Ecrire à la Direction des Sports Événement commercial ou artisanal → Direction du Commerce Événement lié au monde étudiant → Direction de l’Enseignement Supérieur et de la Vie Étudiante (DEEES) Marchés, foires, manèges, fêtes foraines, occupations du domaine public → Direction Sécurité et Tranquillité Publique (DSTP) Autres types d’événements → À déterminer selon les spécificités du projet Déclaration préalable des événements accompagnés par le service Vie Associative En fonction de la nature de vos évènements, la déclaration préalable auprès du service vie associative présente plusieurs intérêts : Accompagnement sur mesure avec vérification des procédures (délais respectés, autorisations, sécurité nécessaire…), et mise à disposition de matériel Être informé de l’actualité du service : formations, rencontres associatives J’organise mon événement sur la voie publique ou ouvert au public sur du domaine privé Moins de 1500 personnes (effectif global de l’évènement) Vous devez déclarer votre événement en mairie en remplissant le formulaire formulaire vigipirate (Pdf) ainsi que le formulaire d’accompagnement (Docx), à renvoyer à l’adresse suivante : vieassociative@besancon.fr Plus de 1500 personnes (effectif global de l’évènement) Pour tout évènement accompagné par la Vie Associative, il est nécessaire de renseigner le formulaire d’accompagnement (Docx) à transmettre à l’adresse suivante : vieassociative@besancon.fr Vous devez également déclarer en ligne votre événement à l’adresse suivante : www.demarches-simplifiees.fr Je souhaite publier mon événement pour le rendre visible sur internet Gratuit et facile d’utilisation, deux solutions vous sont proposées : Inscription de votre évènement sur le site Sortir à Besançon, l’agenda des sorties à Besançon et dans le Grand Besançon Annoncez votre événement dans l’agenda de l’Office du Tourisme de Besançon Charte des évènements écoresponsables Charte des évènements écoresponsables : un « guide fil » pour les organisateurs d’évènements dans un espace public ou un bâtiment de la Ville. Depuis 2024, la Ville propose une Charte des Évènements Écoresponsables. Celle-ci permet aux organisateurs de réduire l’impact environnemental de leur évènement, en s’interrogeant, dès les premières étapes de préparation. 9 thématiques structurent cette charte : Réduire l’empreinte écologique du transport de personnes et de marchandises Économiser les ressources (énergie, eau, alimentation). Privilégier l’utilisation de produits et d’installations réutilisables et recyclables Réduire, trier et valoriser les déchets Privilégier une alimentation/restauration durable Réduire les nuisances sonores et protéger la biodiversité Mettre en place une communication écoresponsable Mobiliser sur les enjeux de la transition écologique Évaluer l’empreinte écologique de l’évènement Le but n’est pas que les organisateurs mènent toutes les actions – chaque évènement présentant ses spécificités – mais plutôt de s’interroger et diminuer l’empreinte écologique de la manifestation. Charte des évènements écoresponsables (Pdf) – Tableau d’auto-évaluation environnementale et sociale (Xlsx)